Mitarbeiter/Mitarbeiterin (m/w/d) im Sekretariat

• Erledigung von Sekretariatsarbeiten für die Arbeitsgruppe (z. B. Sichtung und Weiterleitung des Postein- und –ausgangs, elektronische Kommunikation, Gestaltung von Präsentationen, Terminplanung, Management von Dienstreiseanträgen, Recherchen, Zusammenarbeit mit dem Dekanat)
• Erledigung von organisatorischen Aufgaben der Abteilung (z. B. Verwaltung von Aushängen und Homepage, Pflege des Formularbestandes, Organisation von Meetings, auch mit internationalen Gesprächspartnern, Account-, Raum- und Schlüsselverwaltung, Beschaffungswesen, Erledigung der anfallenden Schreibarbeiten, Verwaltung der Haushaltsmittel, Rechnungsverwaltung, Unterstützung bei der Abwicklung von Einstellungs- oder Weiterbeschäftigungsanträgen für Mitarbeiter)
• Mitarbeit in der Lehr- und Studienangelegenheiten des Instituts/der Abteilung, (z. B. Eingaben in KLIPS, Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Prüfungen der Abteilung, Organisatorische Umsetzung von Terminen in Zusammenhang mit Akkreditierungs- und Auditverfahren, Ausstellen/Versenden von Bescheinigungen, Führung von Studierendendateien und –akten, Organisatorische Betreuung von akademischen Feiern, Antrittsvorlesungen, Preisverleihungen u.ä.)
• Mitarbeit in Forschungsangelegenheiten der Abteilung (z. B. Vorbereitung von (Drittmittel-)Projekten bzw. Forschungs¬vorhaben, Durchführung und Nachbereitung von Projekten)

abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement)

• sehr gute Fertigkeiten im Umgang mit Textverarbeitungs- und Tabellenverarbeitungsprogrammen, E-Mail, Videokonferenz-Plattformen, File-Sharing- und Hosting-Systeme und Internetanwendung etc.
• hervorragende mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in der deutschen Sprache
• Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
• sichere Rechtschreibkenntnisse und Beherrschung der Grundrechenarten
• Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
• serviceorientiertes Auftreten und Interkulturelle Kompetenz

Darüber hinaus wünschenswert sind folgende Fähigkeiten bzw. die Bereitschaft, sich diese anzueignen:

• Fertigkeiten im Umgang mit universitären Studierenden- und Campus- Managementsystemen (KLIPS, KIS, u. ä.), dem Bibliotheks-Managementsystemen sowie dem E-Learning Prüfungssystem
• Kenntnis der Verfahrensregelung und Verwaltungsvorschriften zu Dienstreisen
• Kenntnis der TdL-Richtlinien über die Arbeitsbedingungen wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte, einschlägiger Vorschriften des MiLoG
• Kenntnis der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, der Prüfungs- und Studienordnungen sowie der einschlägigen Dienstvereinbarungen
• Kenntnis der Verwendungs-/Bewirtschaftungsrichtlinien und ggf. ergänzenden Vorschriften (z. B. DFG-Gerätegruppenschlüssel) der Zuwendungsgeber (z. B. DFG, DLR, EU, BMBF oder Stiftungen/Privatwirtschaft) und der einschlägigen Vorschriften der LHO
• Kenntnis einzelner Vorschriften des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) und der Beschäftigungsverordnung (BeschV)
• Kenntnisse der Aufbau- und Ablauforganisation des Fachbereichs sowie der Zuständigkeiten in der Zentralverwaltung
• Kenntnisse der Verwaltungs-, Finanz- und Beschaffungsprogramme (z. B. MACH, Mein Einkauf, u. ä.) sowie der im Institut genutzter File-Sharing- und Hosting-Systeme (Seafile, OLAT, Nextcloud, u. a.)
• Kenntnis der Verfahrensregelung im Umgang mit externen und internen Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen, der Verfahrensregelung zur Erstattung von Bewirtungskosten und betrieblichen Aufwendungen, der Beschaffungsrichtlinie sowie des Merkblatts zum Umgang mit Dienstschlüsseln an der RPTU